Arhivarea si pastrarea registrelor si a documentelor financiar-contabile

Cui se adreseaza articolul ,,Arhivarea si pastrarea registrelor si a documentelor financiar-contabile”?

Articolul, ,,Arhivarea si pastrarea registrelor si a documentelor financiar-contabile” se adreseaza persoanelor prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata:

ART. 1
(1) Societatile comerciale, societatile/companiile nationale, regiile autonome, institutele nationale de cercetare-dezvoltare, societatile cooperatiste si celelalte persoane juridice au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea financiara, potrivit prezentei legi.
(2) Institutiile publice, asociatiile si celelalte persoane juridice cu si fara scop patrimonial au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea financiara.
(3) Subunitatile fara personalitate juridica, cu sediul in strainatate, care apartin persoanelor prevazute la alin. (1) si (2), cu sediul in Romania, precum si subunitatile fara personalitate juridica din Romania care apartin unor persoane juridice cu sediul in strainatate au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea proprie, potrivit prezentei legi.
(4) Organismele de plasament colectiv care nu sunt constituite prin act constitutiv, astfel cum sunt prevazute in legislatia pietei de capital, fondurile de pensii facultative, fondurile de pensii administrate privat si alte entitati organizate pe baza Codului civil au obligatia sa organizeze si sa conduca contabilitatea financiara.
(5) Persoanele fizice care desfasoara activitati producatoare de venituri au obligatia sa conduca contabilitate simplificata, bazata pe regulile contabilitatii in partida simpla, potrivit reglementarilor elaborate in acest sens. Aceste persoane intocmesc Registrul-jurnal de incasari si plati si Registrul-inventar.
(6) Persoanele prevazute la alin. (1)-(4) organizeaza si conduc, dupa caz, si contabilitatea de gestiune, potrivit reglementarilor elaborate in acest sens.
Adnotare:
Art. 1 a fost modificat de pct. 1 al art. I din OUG nr. 37 din 13 aprilie 2011, publicata in MOf. nr. 285 din 22 aprilie 2011.

Aceste persoane au obligatia pastrarii in arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum si a documentelor justificative care stau la baza inregistrarii in contabilitate.

Unde se pastreaza registrele si documentele justificative si contabile?

Pastrarea registrelor si a documentelor justificative si contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, după caz.

Registrele si documentele justificative si contabile se pot arhiva, in baza unor contracte de prestari de servicii, cu titlu oneros, de catre alte persoane juridice romane care dispun de conditii corespunzatoare. si in acest caz, raspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligatia gestionarii unitatii beneficiare. Unitatea care a incredintat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiara, va instiinta organul fiscal teritorial de care apartine despre aceasta situatie. Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, sa prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate. Organele de control ale Ministerului Economiei si Finantelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative si contabile si in alte locatii decat la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, daca considera ca acestea nu sunt pastrate corespunzator.

Care este termenul de pastrare a registrelor si documentelor justificative si contabile?

• termen de pastrare state de salarii = 50 de ani;
• termen de pastrare registre si documente justificative si contabile = 10 ani.

Termenul curge de la data incheierii exercitiului financiar in cursul caruia au fost intocmite, cu exceptiia celor prevazute la pct. 52, 53 si 54 din Ordinul 3512/2008 privind documentele financiar-contabile.

• pct. 52. Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinării taxei pe valoarea adaugata deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt si persoanele partial impozabile in conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor pastra conform termenului prevăzut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificarile si completarile ulterioare, care spune ca:
  

  ,,Persoana impozabila trebuie sa pastreze o situatie a bunurilor de capital care fac obiectul ajustarii taxei deductibile, care sa permita controlul taxei deductibile ai al ajustărilor efectuate. Aceasta situatie trebuie pastrata pe o perioada care începe in momentul la care taxa aferenta achizitiei bunului de capital devine exigibila si se incheie la 5 ani dupa expirarea perioadei in care se poate solicita ajustarea deducerii. Orice alte inregistrari, documente si jurnale privind bunurile de capital trebuie pastrate pentru aceeasi perioada.”

• Pct. 53. Documentele prevazute in anexa nr. 4 se pot pastra pe o perioada de numai 5 ani daca necesitatile proprii ale unitătii nu impun pastrarea acestora pe o perioada de timp mai mare.
• Pct. 54. Documentele financiar-contabile care atesta provenienta unor bunuri cu durata de viata mai mare de 10 ani se pastreaza, de regula, pe o perioada de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor.

In caz de incetare a activitatii persoanelor prevazute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicata (redat mai sus), documentele contabile se arhivează in conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societatile comerciale, republicata, cu modificările si completarile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, in conformitate cu prevederile legale in materie, după caz.

Cum se arhiveaza registrele si documentele justificative si contabile?

Arhivarea documentelor justificative si contabile se face in conformitate cu prevederile legale si cu urmatoarele reguli generale:

• documentele se grupează in dosare, numerotate, snuruite si parafate;
• gruparea documentelor in dosare se face cronologic si sistematic, in cadrul fiecarui exercitiu financiar la care se refera acestea. In cazul fuziunii sau al lichidarii societatii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaza separat;
• dosarele ce contin documente justificative ai contabile se pastreaza in spatii amenajate in acest scop, asigurate impotriva degradarii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor;
• evidenta documentelor la arhiva se tine cu ajutorul Registrului de evidenta, potrivit legii, in care sunt consemnate dosarele si documentele intrate in arhiva, precum si miscarea acestora in decursul timpului.

Eliminarea din arhiva a documentelor al caror termen legal de pastrare a expirat se face de catre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dupa caz.

In aceasta situatie se intocmeste un proces-verbal si se consemneaza scaderea documentelor eliminate din Registrul de evidenta al arhivei.

Citeste si alte articole utile din categoria CONTABILITATE Click Aici.